Erhvervsstyrelsen har udgivet en ny vejledning for brugen af digitale underskrifter på selskabsretlige dokumenter.
I den løbende drift af en virksomhed skal en lang række selskabsretlige dokumenter til tider underskrives. Dette omfatter bl.a.
- Stiftelsesdokumenter
- Generalforsamlingsprotokollater
- Bestyrelsesreferater
- Revisionsprotokoller
- Fusions- og spaltningsplaner
For at en digital underskrift skal have samme virkning som en fysisk underskrift skal visse krav opfyldes. Underskrifter som opfylder disse krav anses af Erhvervsstyrelsen for at være kvalificerede underskrifter på lige fod med en fysisk underskrift.
Erhvervsstyrelsen accepterer følgende digitale underskrifter
Erhvervsstyrelsen har i deres vejledning slået fast at følgende digitale former for underskrifter kan benyttes:
- Underskrift ved brug af en dertil indrettet software, der anvender NemID, fx Penneo, esignatur og Visma m.fl.
- Underskrift ved brug af en underskriftsløsning, der fremgår af eIDAS Trusted List.
- Underskrift i hånden med et tegneprogram, fx på iPad med en touchskærm.
Erhvervsstyrelsen accepterer umiddelbart ikke følgende typer underskrifter
Erhvervsstyrelsen har i deres vejledning slået fast at følgende digitale former for underskrifter umiddelbart ikke kan benyttes:
- Underskrift med en kursiv eller anden skrifttype i et tekstbehandlingsprogram, fx i Word.
- Underskrift der udelukkende er valideret via underskrivers e-mailadresse.
- Underskrift af en fuldmægtig på vegne af underskriver, hvor fuldmagten ikke er indberettet til Erhvervsstyrelsen sammen med anmeldelsen.
Underskriftstidspunktet
Der er krav om at digitale underskrifter skal være daterede. De mest normale underskriftsløsninger angiver normalt, hvornår et dokument er blevet underskrevet elektronisk. Dermed opfylder disse kravet fra Erhvervsstyrelsen.
Efter Erhvervsstyrelsens praksis regnes dokumentets underskriftsdato som den dato, hvor det pågældende selskabsdokument er blevet elektronisk underskrevet.
Såfremt der er flere underskrivere af et dokument regnes tidspunktet for den sidste underskrift som underskriftstidspunktet og dermed
Det skal i denne relation erindres, at der skal være overensstemmelse mellem dokumentets underskriftsdato og en i selskabsdokumentet angivet dato, eksempelvis ved udfærdigelsen af et stiftelsesdokument med angivelse af en specifik stiftelsesdato.
Dette er værd at bemærke sig ved eksempelvis stiftelse af selskaber med flere ejere, hvor stiftelsestidspunktet dermed vil være tidspunktet for den sidste underskrift, og ikke en eksempelvis tidligere anført dato i stiftelsesdokumentet.
Det samme gør sig gældende hvis der kun er en stifter, og der er anført en anden dato i dokumentet end den digitale underskrift. Da vil stiftelsesdokumentet og registreringen blive afvist af Erhvervsstyrelsen.
Opbevaring af selskabsdokumenter
Endeligt fremgår det af Erhvervsstyrelsens vejledning, at de gældende regler for opbevaring af selskabsdokumenter ligeledes finder anvendelse i tilfælde, hvor dokumenterne er underskrift med en digital underskrift.
Dermed skal digitalt underskrevne dokumenter opbevares på betryggende vis i minimum fem år fra udløbet af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører.
Du kan læse mere om erhvervsstyrelsens vejledning her.
Har du nogen spørgsmål til ovenstående er du meget velkommen til at kontakte din revisor direkte eller på +45 8980 3090.
